TÀI CHÍNH DIỄN ĐÀN KINH DOANH ĐÔ THỊ CÔNG NGHỆ XÃ HỘI NÔNG NGHIỆP VĂN HÓA GIẢI TRÍ
Chủ Nhật,  23/11/2014, 00:39 (GMT+7)
Đặt báo in

PDCA và các chu trình con

Thứ Sáu,  11/4/2008, 20:04 (GMT+7)
Phóng to

Thu nhỏ

Add to Favorites

In bài

Gửi cho bạn bè

PDCA và các chu trình con

Chu trình con đi theo các mũi tên thẳng ở vòng trong, chu trình mẹ đi theo các mũi tên cong ở vòng ngoài

(TBKTSG Online) - Trong bài viết trước đăng trên Thời báo Kinh tế Sài Gòn số ra ngày 3-4-2008, tác giả đã đề cập đến chu trình PDCA (Plan - Do - Check - Act) ở các mức độ nhận thức khác nhau (I, II, III).

Kỳ này, tác giả sẽ giải thích ý nghĩa của các chu trình con và vì sao chúng ta phải chú trọng chúng nếu không muốn làm hỏng chu trình mẹ.

Có thể dễ dàng nhìn thấy từ mô hình, tất cả các khâu trong chu trình mẹ, từ hoạch định (Plan), thực hiện (Do), đến kiểm tra (Check), khắc phục (Act), đến lượt nó, đều phải đi qua một chu trình con, cũng với đầy đủ các khâu như vậy. Tất nhiên, các khâu của chu trình con sẽ có đặc tính và mức độ phức tạp ít hơn so với các khâu của chu trình mẹ.

Lợi ích của các chu trình con

Chúng ta thử mổ xẻ một chu trình con màu cam ở trên.

Khâu “Plan” đồng thời tồn tại ở chu trình mẹ (vòng ngoài) lẫn chu trình con (vòng trong). “Plan” ở chu trình mẹ - là để cho ra đời một bản kế hoạch làm cơ sở cho việc triển khai thực hiện ở khâu “Do” của chu trình mẹ. Trong khi đó, “Plan” ở chu trình con (màu cam) là làm công tác chuẩn bị cho việc hoạch định (tức lập kế hoạch cho việc hoạch định), nhằm giúp cho công tác hoạch định được chuyên nghiệp, đạt được hiệu quả cao trước khi bắt tay vào hoạch định (khâu “Do” của chu trình con).

Tương tự, khâu “Check” của chu trình con màu cam là để kiểm tra lại bản kế hoạch mình viết ra có sai sót gì không, có bất hợp lý ở điểm nào không; còn khâu “Act” của chu trình con màu cam là để khắc phục những sai sót này, hoàn thiện bản kế hoạch trước khi chuyển sang khâu “Do” của chu trình mẹ. Hơn bất kỳ khâu nào khác, chính khâu “Plan” trong chu trình mẹ nhất thiết phải đi qua hết các khâu P-D-C-A trong chu trình con thì mới có thể cho ra đời những bản kế hoạch hoàn hảo, hoặc ít sai sót, tạo thuận lợi cho việc thực hiện các bước kế tiếp.

Khâu “Do” của chu trình mẹ thường là khâu mà nhiều người lầm tưởng là đơn giản nhất. Nhiều người cho rằng “Do” là chỉ có làm, không cần tính toán, cân nhắc gì cả. Thực ra, để “làm” cho tốt, người làm cũng phải tự lập kế hoạch nhỏ cho mình trước khi làm (Plan) - làm gì trước, làm gì sau, thao tác, cách thức làm như thế nào cho đạt năng suất. Sau khi làm, mỗi người phải tự kiểm tra và tự khắc phục những sai sót nhỏ để hoàn thiện việc “làm” của mình (chu trình con màu đỏ).

Trong doanh nghiệp, nhân viên cấp thấp cần phải được huấn luyện kỹ để có thể tự lập cho mình kế hoạch làm việc chi tiết sau khi đã có một kế hoạch tổng thể do cấp trên đưa xuống. Khi bắt tay vào làm, họ phải biết tự kiểm tra, đối chiếu với các mục tiêu, chỉ tiêu, các yêu cầu về kết quả công việc, hiệu suất làm việc… từ đó phát hiện ra những thiếu sót, sai sót, những điểm chưa phù hợp của chính mình để tự khắc phục. Như vậy, ngay cả công việc đơn giản nhất là “Do”, vẫn cần phải trải qua tuần tự các bước trong chu trình PDCA để đạt được kết quả tốt.

Khâu “Check” của chu trình mẹ là khâu đòi hỏi nhiều về sự chuẩn bị cả về phương pháp lẫn công cụ. Đó là lý do cần thiết phải có một chu trình con cho khâu này với đầy đủ các bước tương tự như chu trình mẹ. Thông thường, việc lập kế hoạch cho công tác kiểm tra là hết sức cần thiết. Trong nội dung của việc lập kế hoạch kiểm tra chắc chắn không thể thiếu việc cân nhắc các yếu tố rất quan trọng như phương pháp, công cụ kiểm tra, nguồn lực, phương tiện, thời gian, địa điểm, tần suất kiểm tra…

Sau khi kiểm tra xong, cần phải kiểm tra lại mức độ chính xác của kết quả, đồng thời phải đánh giá lại tính hiệu quả của phương pháp, công cụ… kiểm tra đã áp dụng. Và cuối cùng vẫn là khắc phục và cải tiến cho khâu kiểm tra để ngày càng hoàn thiện nó. Khâu “Check” tự thân nó phải đi qua tất cả các bước của một chu trình PDCA trọn vẹn.

Khâu “Act” trong chu trình mẹ là để khắc phục và phòng ngừa những sai sót, những điểm không phù hợp. Để tiến hành công tác khắc phục hoặc phòng ngừa, một lần nữa, một chu trình PDCA con lại là một công cụ không thể thiếu… Như vậy, kể cả khâu cuối cùng (Act) trong chu trình mẹ cũng không thể bỏ qua việc “tận dụng” các bước PDCA của một chu trình con.

Còn có cả các chu trình “cháu”, “chắt”…

Có thể nói chu trình PDCA là một công cụ quản trị và làm việc đặc biệt hiệu quả, có thể được áp dụng cho mọi cấp độ công việc từ cao nhất của cấp lãnh đạo, đến thấp nhất của người công nhân, những nhân viên cấp thấp. Nó là một chu trình cải tiến liên tục, có thể được sử dụng mọi lúc, mọi nơi.

Mỗi chu trình PDCA, về mặt lý thuyết, có thể có vô số những chu trình “con”, “cháu” lồng ghép bên trong từ cấp độ cao, rộng đến cấp độ thấp và hẹp dần. Mỗi chu trình con trong hình vẽ III, còn có thể có những chu trình con của nó và cứ thế tiếp tục cho đến các chu trình “cháu”, “chắt”… cho đến khi công việc trở nên đơn giản đến mức không còn cần thiết phải có một chu trình như thế nữa.

(Kỳ cuối: Lập kế hoạch: Bước đầu tiên và quan trọng nhất trong chu trình PDCA)

TS. NGUYỄN HỮU LONG

Chia sẻ với bạn bè:
     
Mời bạn đóng góp ý kiến
Tên(*)
Địa chỉ E-mail(*)
Địa chỉ
Tiêu đề(*)
Nội dung(*)
Lưu ý : (*) là những thông tin bắt buộc.
Mã xác nhận 
 
 
* Vui lòng sử dụng tiếng Việt có dấu.
 
Giấy phép Báo điện tử số: 2302/GP-BTTTT, cấp ngày 29/11/2012
Tổng biên tập: Trần Thị Ngọc Huệ; Tổng thư ký tòa soạn: Nguyễn Vạn Phú.
Thư ký tòa soạn: Hoàng Lang, Thục Đoan, Huỳnh Hoa.
Tòa soạn: Số 35 Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh. Điện thoại: (84.8) 3829 5936; Fax: (84.8) 3829 4294.
Ghi rõ nguồn "Thời báo Kinh tế Sài Gòn Online" khi bạn phát hành lại thông tin từ website này.
Trang ngoài sẽ được mở ra ở cửa sổ mới. Thời báo Kinh tế Sài Gòn Online không chịu trách nhiệm nội dung trang ngoài.
Bản quyền thuộc về SaigonTimesGroup. Phát triển bởi Công ty Mắt Bão.