Mobile Area

__ STARTUP

Quản trị rủi ro trong triển khai số hóa

Thứ Tư,  28/11/2018, 11:35 
Vũ Tuấn Anh (*)

Quản trị rủi ro trong triển khai số hóa

Vũ Tuấn Anh (*)

(TBKTSG) - Tất cả chiến lược, kế hoạch, mục tiêu chuyển đổi số chỉ nằm trên giấy. Thành công thật sự trong việc số hóa doanh nghiệp phụ thuộc hoàn toàn quá trình triển khai trên thực tế. Các CEO cần chú ý những rủi ro trong chuyển đổi số tại doanh nghiệp. Các rủi ro này có thể xảy ra trong ba giai đoạn: chuẩn bị chuyển đổi số, thực thi chuyển đổi số và triển khai chuyển đổi số tới khách hàng.

Chuẩn bị chuyển đổi số

Chuẩn bị chuyển đổi số là giai đoạn doanh nghiệp lập mục tiêu, phân tích và lựa chọn kế hoạch, lựa chọn công nghệ, đơn vị tư vấn, đơn vị thực hiện, lập ngân quỹ cũng như kế hoạch thực hiện. Giai đoạn này có nhiều rủi ro ảnh hưởng tới sự thành công của các giai đoạn sau. Rủi ro lớn nhất là lựa chọn các công nghệ cho số hóa doanh nghiệp. Các nhà cung cấp cũng như các công ty luôn luôn nói tốt về sản phẩm công nghệ của họ. CEO cần phải biết rõ chuyển đổi số đóng góp vào chiến lược cũng như vận hành như thế nào tới các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp để đảm bảo tỷ lệ hoàn trả đầu tư theo thời gian. Doanh nghiệp cần đảm bảo hoàn thiện tối ưu nhiệm vụ này ngay cả thuê bên thứ ba - quản trị dự án chuyển đổi số để đảm bảo làm đúng những điều cần làm - nguyên tắc tối cao trong quản trị doanh nghiệp.

Công nghệ cần phù hợp với hạ tầng, dữ liệu cũng như quy trình kinh doanh trong doanh nghiệp. Các đơn vị bán công nghệ thường chỉ có một nhóm giải pháp hay công nghệ, trong khi đó mỗi doanh nghiệp phụ thuộc vào bản chất kinh doanh của mình sẽ có những đòi hỏi và yêu cầu khác nhau. Trên thực tế, các doanh nghiệp cung cấp giải pháp thường nắn yêu cầu doanh nghiệp hướng về sản phẩm và dịch vụ của mình thay vì làm ngược lại là đáp ứng các yêu cầu kinh doanh của doanh nghiệp.

Rủi ro thứ hai là đơn vị triển khai dự án. Doanh nghiệp cần lựa chọn đơn vị triển khai dựa trên những cam kết về nguồn lực trên thực tế. Có rất nhiều dự án triển khai số hóa bị đổ bể do đơn vị được chọn có quá nhiều dự án nên không cam kết đủ nguồn lực thực hiện đúng thời gian. Uy tín, năng lực công nghệ, nguồn lực con người, khả năng hỗ trợ và đáp ứng linh hoạt cần có những cam kết cụ thể trên thực tế.

Rủi ro thứ ba là kết nối giữa kinh doanh và công nghệ. Triển khai số hóa về bản chất là chuyển đổi số toàn bộ quy trình trong doanh nghiệp. Như vậy muốn đảm bảo chuyển đổi số thành công, các CEO cần chuẩn hóa quy trình cũng như các nguyên tắc quản trị trong doanh nghiệp trước khi thực hiện dự án. Doanh nghiệp cũng như đơn vị triển khai dự án cần có một công cụ - bản đồ chuyển đổi số giúp cho cả hai bên định vị và hiểu nhu cầu của nhau rõ ràng. Bản đồ thực tế này sẽ phản ánh những đòi hỏi về bản chất kinh doanh và ý muốn rõ ràng của quy trình kinh doanh tới đơn vị triển khai. Ngược lại, đơn vị triển khai dự án sử dụng bản đồ chuyển đổi số nhằm phản ánh phạm vi, hạng mục cũng như mốc thời gian hoàn thành. Cả hai bên doanh nghiệp và đơn vị thực hiện chuyển đổi số cần thống nhất với nhau dựa trên bản đồ chuyển đổi số này để xác định phạm vi, thời gian và chi phí dự kiến cho dự án.

Thực thi chuyển đổi số

Trên thực tế, các doanh nghiệp cung cấp giải pháp thường nắn yêu cầu doanh nghiệp hướng về sản phẩm và dịch vụ của mình thay vì làm ngược lại là đáp ứng các yêu cầu kinh doanh của doanh nghiệp.

Giai đoạn thực thi chuyển đổi số là giai đoạn doanh nghiệp triển khai các hoạt động chuyển đổi trên thực tế. Rủi ro đầu tiên trong giai đoạn này là khả năng phối hợp và thực thi triển khai của bộ phận dự án của doanh nghiệp. Các lãnh đạo cần chú ý vấn đề này để hoạch định nguồn lực con người cũng như các nguồn lực khác đầy đủ. Các nhân viên cũng như cấp quản lý trong công ty sẽ cảm thấy kiệt sức khi họ vừa phải chịu trách nhiệm cho công việc vận hành thực tế vừa phải đáp ứng thêm các yêu cầu từ dự án chuyển đổi.

Rủi ro thứ hai là các ảnh hưởng không mong muốn khi dự án chuyển đổi ảnh hưởng tới vận hành trong doanh nghiệp, chất lượng dịch vụ khách hàng, mức độ vận hành của hệ thống. Để hạn chế rủi ro này, khung chuyển đổi số cần nêu rõ những yêu cầu và nguồn lực cần thiết để giúp doanh nghiệp hoạch định và triển khai song song quá trình thực hiện dự án.

Rủi ro thứ ba là năng lực thực hiện dự án. Doanh nghiệp cần có các chương trình đào tạo cập nhật kiến thức cho bộ phận tham gia dự án trước khi triển khai.

Rủi ro thứ tư là bộ phận nhân lực không cảm nhận tính quan trọng và quyền lợi trực tiếp của họ trong quá trình chuyển đổi số. Lại một lần nữa bản đồ chuyển đổi số sẽ giúp cho họ nhận thức được rõ ràng giá trị của công nghệ đem lại trong phạm vi công việc.

Rủi ro thứ năm là thời gian thực hiện kéo dài hơn dự tính và cùng với đó là chi phí triển khai. Dựa trên khung chuyển đổi số, doanh nghiệp cần có hệ thống đánh giá, đo lường và kiểm soát tiến độ của từng nhiệm vụ cũng như từng phần trong phạm vi tổng thể của dự án chuyển đổi số. Điều này yêu cầu trong giai đoạn lập kế hoạch và dự án, các nhiệm vụ cần hoạch định chi tiết tới từng nhân viên và từng thời điểm từ bản đồ chuyển đổi số. Phòng ngừa rủi ro thời gian và chi phí thực hiện đòi hỏi cần thành lập một nhóm quản trị dự án bao gồm đơn vị triển khai, doanh nghiệp, và nếu được thì có các chuyên gia độc lập hoặc đơn vị thứ ba quản trị dự án. Chi phí phòng ngừa sẽ luôn luôn ít hơn các chi phí ngầm hay các chi phí khắc phục sự cố, chậm tiến độ.

Triển khai chuyển đổi số tới khách hàng

Rủi ro của quá trình triển khai dịch vụ/sản phẩm số tới khách hàng chính là khả năng đáp ứng những hiệu năng và kỳ vọng của khách hàng. Trong bài viết Khung chuyển đổi số - nhìn từ ngành ngân hàng trên Thời báo Kinh tế Sài Gòn ra ngày 24-5-2018, người viết có nêu mô hình 4P - Productivity - năng suất, Problem fixed - giải quyết vấn đề, Performance - hiệu năng, Persistent - tính đồng nhất, chính là các vấn đề rủi ro trong giai đoạn này.

Trong quá trình đó có vai trò tham gia của khách hàng. Nói cách khác, khách hàng là thành phần cùng với doanh nghiệp thực hiện thụ hưởng sản phẩm/dịch vụ chuyển đổi số. Do vậy các doanh nghiệp cần có chương trình hướng dẫn nhằm giúp cho khách hàng hiểu và trải nghiệm dịch vụ số theo đúng kịch bản. Chúng ta sẽ thấy ví dụ qua việc thực hiện chuyển đổi hành vi và thói quen của khách hàng sử dụng taxi công nghệ. Khách hàng cần hiểu quy trình vận hành từ đặt xe, sử dụng, thanh toán trên nền tảng số để hạn chế các vấn đề từ thói quen sử dụng taxi truyền thống. Ví dụ khách hàng cần biết rõ địa chỉ và chỉ dẫn rõ ràng trên ứng dụng đặt xe thay vì nói áng chừng như taxi truyền thống. Khách hàng cũng cần hiểu quy trình hủy đặt xe khác hẳn với cách thức thực hiện trước đây.

Chuyển đổi bao giờ cũng có các rủi ro. Chúng ta không thể tránh được rủi ro nhưng có thể tìm cách hạn chế để rủi ro ở mức độ thấp nhất. Các doanh nghiệp cần có một bản đồ chuyển đổi số kết nối giữa kinh doanh và công nghệ. Cần có một ban quản trị dự án mạnh bao gồm cả bên thứ ba hoặc chuyên gia độc lập, đảm bảo kế hoạch chi tiết và các nguồn lực cần thiết, đặc biệt là nhân lực và hạ tầng cho chuyển đổi số. Cuối cùng, tất cả chuyển đổi số đều phải có các chương trình dẫn dắt và thay đổi hành vi tiêu dùng của khách hàng.

(*) Chuyên gia khởi nghiệp – đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số

In bài
Gửi bài cho bạn bè
CÙNG CHUYÊN MỤC
Quỹ mạo hiểm của VinaCapital đầu tư vào nền tảng livestream
Visa hỗ trợ các công ty khởi nghiệp mở rộng thị trường mới
Nền tảng ủng hộ tiền qua mã QR cho streamer chiến thắng cuộc thi tài chính khởi nghiệp
Startup giúp ‘đọc vị’ khách hàng gọi vốn 1 triệu đô la
‘Ba khía Đầm Dơi’ thắng giải nhất cuộc thi khởi nghiệp ĐBSCL
__ STARTUP
Quản trị rủi ro trong triển khai số hóa
Vũ Tuấn Anh (*)
Thứ Tư,  28/11/2018, 11:35 

Quản trị rủi ro trong triển khai số hóa

Vũ Tuấn Anh (*)

(TBKTSG) - Tất cả chiến lược, kế hoạch, mục tiêu chuyển đổi số chỉ nằm trên giấy. Thành công thật sự trong việc số hóa doanh nghiệp phụ thuộc hoàn toàn quá trình triển khai trên thực tế. Các CEO cần chú ý những rủi ro trong chuyển đổi số tại doanh nghiệp. Các rủi ro này có thể xảy ra trong ba giai đoạn: chuẩn bị chuyển đổi số, thực thi chuyển đổi số và triển khai chuyển đổi số tới khách hàng.

Chuẩn bị chuyển đổi số

Chuẩn bị chuyển đổi số là giai đoạn doanh nghiệp lập mục tiêu, phân tích và lựa chọn kế hoạch, lựa chọn công nghệ, đơn vị tư vấn, đơn vị thực hiện, lập ngân quỹ cũng như kế hoạch thực hiện. Giai đoạn này có nhiều rủi ro ảnh hưởng tới sự thành công của các giai đoạn sau. Rủi ro lớn nhất là lựa chọn các công nghệ cho số hóa doanh nghiệp. Các nhà cung cấp cũng như các công ty luôn luôn nói tốt về sản phẩm công nghệ của họ. CEO cần phải biết rõ chuyển đổi số đóng góp vào chiến lược cũng như vận hành như thế nào tới các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp để đảm bảo tỷ lệ hoàn trả đầu tư theo thời gian. Doanh nghiệp cần đảm bảo hoàn thiện tối ưu nhiệm vụ này ngay cả thuê bên thứ ba - quản trị dự án chuyển đổi số để đảm bảo làm đúng những điều cần làm - nguyên tắc tối cao trong quản trị doanh nghiệp.

Công nghệ cần phù hợp với hạ tầng, dữ liệu cũng như quy trình kinh doanh trong doanh nghiệp. Các đơn vị bán công nghệ thường chỉ có một nhóm giải pháp hay công nghệ, trong khi đó mỗi doanh nghiệp phụ thuộc vào bản chất kinh doanh của mình sẽ có những đòi hỏi và yêu cầu khác nhau. Trên thực tế, các doanh nghiệp cung cấp giải pháp thường nắn yêu cầu doanh nghiệp hướng về sản phẩm và dịch vụ của mình thay vì làm ngược lại là đáp ứng các yêu cầu kinh doanh của doanh nghiệp.

Rủi ro thứ hai là đơn vị triển khai dự án. Doanh nghiệp cần lựa chọn đơn vị triển khai dựa trên những cam kết về nguồn lực trên thực tế. Có rất nhiều dự án triển khai số hóa bị đổ bể do đơn vị được chọn có quá nhiều dự án nên không cam kết đủ nguồn lực thực hiện đúng thời gian. Uy tín, năng lực công nghệ, nguồn lực con người, khả năng hỗ trợ và đáp ứng linh hoạt cần có những cam kết cụ thể trên thực tế.

Rủi ro thứ ba là kết nối giữa kinh doanh và công nghệ. Triển khai số hóa về bản chất là chuyển đổi số toàn bộ quy trình trong doanh nghiệp. Như vậy muốn đảm bảo chuyển đổi số thành công, các CEO cần chuẩn hóa quy trình cũng như các nguyên tắc quản trị trong doanh nghiệp trước khi thực hiện dự án. Doanh nghiệp cũng như đơn vị triển khai dự án cần có một công cụ - bản đồ chuyển đổi số giúp cho cả hai bên định vị và hiểu nhu cầu của nhau rõ ràng. Bản đồ thực tế này sẽ phản ánh những đòi hỏi về bản chất kinh doanh và ý muốn rõ ràng của quy trình kinh doanh tới đơn vị triển khai. Ngược lại, đơn vị triển khai dự án sử dụng bản đồ chuyển đổi số nhằm phản ánh phạm vi, hạng mục cũng như mốc thời gian hoàn thành. Cả hai bên doanh nghiệp và đơn vị thực hiện chuyển đổi số cần thống nhất với nhau dựa trên bản đồ chuyển đổi số này để xác định phạm vi, thời gian và chi phí dự kiến cho dự án.

Thực thi chuyển đổi số

Trên thực tế, các doanh nghiệp cung cấp giải pháp thường nắn yêu cầu doanh nghiệp hướng về sản phẩm và dịch vụ của mình thay vì làm ngược lại là đáp ứng các yêu cầu kinh doanh của doanh nghiệp.

Giai đoạn thực thi chuyển đổi số là giai đoạn doanh nghiệp triển khai các hoạt động chuyển đổi trên thực tế. Rủi ro đầu tiên trong giai đoạn này là khả năng phối hợp và thực thi triển khai của bộ phận dự án của doanh nghiệp. Các lãnh đạo cần chú ý vấn đề này để hoạch định nguồn lực con người cũng như các nguồn lực khác đầy đủ. Các nhân viên cũng như cấp quản lý trong công ty sẽ cảm thấy kiệt sức khi họ vừa phải chịu trách nhiệm cho công việc vận hành thực tế vừa phải đáp ứng thêm các yêu cầu từ dự án chuyển đổi.

Rủi ro thứ hai là các ảnh hưởng không mong muốn khi dự án chuyển đổi ảnh hưởng tới vận hành trong doanh nghiệp, chất lượng dịch vụ khách hàng, mức độ vận hành của hệ thống. Để hạn chế rủi ro này, khung chuyển đổi số cần nêu rõ những yêu cầu và nguồn lực cần thiết để giúp doanh nghiệp hoạch định và triển khai song song quá trình thực hiện dự án.

Rủi ro thứ ba là năng lực thực hiện dự án. Doanh nghiệp cần có các chương trình đào tạo cập nhật kiến thức cho bộ phận tham gia dự án trước khi triển khai.

Rủi ro thứ tư là bộ phận nhân lực không cảm nhận tính quan trọng và quyền lợi trực tiếp của họ trong quá trình chuyển đổi số. Lại một lần nữa bản đồ chuyển đổi số sẽ giúp cho họ nhận thức được rõ ràng giá trị của công nghệ đem lại trong phạm vi công việc.

Rủi ro thứ năm là thời gian thực hiện kéo dài hơn dự tính và cùng với đó là chi phí triển khai. Dựa trên khung chuyển đổi số, doanh nghiệp cần có hệ thống đánh giá, đo lường và kiểm soát tiến độ của từng nhiệm vụ cũng như từng phần trong phạm vi tổng thể của dự án chuyển đổi số. Điều này yêu cầu trong giai đoạn lập kế hoạch và dự án, các nhiệm vụ cần hoạch định chi tiết tới từng nhân viên và từng thời điểm từ bản đồ chuyển đổi số. Phòng ngừa rủi ro thời gian và chi phí thực hiện đòi hỏi cần thành lập một nhóm quản trị dự án bao gồm đơn vị triển khai, doanh nghiệp, và nếu được thì có các chuyên gia độc lập hoặc đơn vị thứ ba quản trị dự án. Chi phí phòng ngừa sẽ luôn luôn ít hơn các chi phí ngầm hay các chi phí khắc phục sự cố, chậm tiến độ.

Triển khai chuyển đổi số tới khách hàng

Rủi ro của quá trình triển khai dịch vụ/sản phẩm số tới khách hàng chính là khả năng đáp ứng những hiệu năng và kỳ vọng của khách hàng. Trong bài viết Khung chuyển đổi số - nhìn từ ngành ngân hàng trên Thời báo Kinh tế Sài Gòn ra ngày 24-5-2018, người viết có nêu mô hình 4P - Productivity - năng suất, Problem fixed - giải quyết vấn đề, Performance - hiệu năng, Persistent - tính đồng nhất, chính là các vấn đề rủi ro trong giai đoạn này.

Trong quá trình đó có vai trò tham gia của khách hàng. Nói cách khác, khách hàng là thành phần cùng với doanh nghiệp thực hiện thụ hưởng sản phẩm/dịch vụ chuyển đổi số. Do vậy các doanh nghiệp cần có chương trình hướng dẫn nhằm giúp cho khách hàng hiểu và trải nghiệm dịch vụ số theo đúng kịch bản. Chúng ta sẽ thấy ví dụ qua việc thực hiện chuyển đổi hành vi và thói quen của khách hàng sử dụng taxi công nghệ. Khách hàng cần hiểu quy trình vận hành từ đặt xe, sử dụng, thanh toán trên nền tảng số để hạn chế các vấn đề từ thói quen sử dụng taxi truyền thống. Ví dụ khách hàng cần biết rõ địa chỉ và chỉ dẫn rõ ràng trên ứng dụng đặt xe thay vì nói áng chừng như taxi truyền thống. Khách hàng cũng cần hiểu quy trình hủy đặt xe khác hẳn với cách thức thực hiện trước đây.

Chuyển đổi bao giờ cũng có các rủi ro. Chúng ta không thể tránh được rủi ro nhưng có thể tìm cách hạn chế để rủi ro ở mức độ thấp nhất. Các doanh nghiệp cần có một bản đồ chuyển đổi số kết nối giữa kinh doanh và công nghệ. Cần có một ban quản trị dự án mạnh bao gồm cả bên thứ ba hoặc chuyên gia độc lập, đảm bảo kế hoạch chi tiết và các nguồn lực cần thiết, đặc biệt là nhân lực và hạ tầng cho chuyển đổi số. Cuối cùng, tất cả chuyển đổi số đều phải có các chương trình dẫn dắt và thay đổi hành vi tiêu dùng của khách hàng.

(*) Chuyên gia khởi nghiệp – đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số

In bài
Gửi bài cho bạn bè
TIN BÀI KHÁC  
Top
 
Giấy phép Báo điện tử số: 2302/GP-BTTTT, cấp ngày 29/11/2012
Tổng biên tập: Trần Minh Hùng.
Phó tổng biên tập phụ trách online: Phan Chiến Thắng.
Thư ký tòa soạn: Yến Dung, Phó thư ký tòa soạn: Minh Châu.
Tòa soạn: 35 Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Quận 1, TP.HCM. ĐT:(8428)3829 5936; Fax:(8428)3829 4294; Email: online@kinhtesaigon.vn
Thời báo Kinh tế Sài Gòn giữ bản quyền nội dung của trang web thesaigontimes.vn. Không sử dụng lại nội dung trên trang này dưới mọi hình thức, trừ khi được Thời báo Kinh tế Sài Gòn đồng ý bằng văn bản.
Trang ngoài sẽ được mở ra ở cửa sổ mới. Thời báo Kinh tế Sài Gòn Online không chịu trách nhiệm nội dung trang ngoài.
Bản quyền thuộc về SaigonTimesGroup.